Notice d'utilisation – Import des Marchés Confidentiels  

Pourquoi utiliser la fonctionnalité “Import de marché” ? 

• La fonctionnalité « Import de marché » permet de créer des marchés confidentiels, à partir d’un fichier .CSV (type tableur Excel).
  

• Elle est particulièrement utile pour intégrer un historique de marchés, existant sur la plateforme. 
  
  

• Par exemple, lors de l’arrivée d’un nouveau client, cette fonctionnalité permet de récupérer et importer ses anciens marchés, suivis auparavant via un tableur Excel ou un outil concurrent.
  
  

• Ainsi, le client peut centraliser l’ensemble de ses données historiques, directement sur la plateforme, sans perte d’informations, et démarrer avec un historique complet et cohérent.

Emplacement de la fonctionnalité

• L’icône d’import se trouve uniquement côté Service Client. 
  
  
• Elle est accessible sur la page d’un utilisateur, via l’onglet « Marchés confidentiels » du Menu général.
  

Format du fichier d’import 

• Le fichier doit être au format .csv uniquement. 
  
  
• Aucune ligne ou colonne ne doit être fusionnée.
  
  
• La première ligne doit contenir les en-têtes de colonnes.
  
  
• À partir de la ligne 2 :
  
  • 1 ligne = 1 lot, si le marché est alloti. 
  • 1 ligne = 1 marché, s’il n’y a pas d’allotissement. 
    
    

Cas des marchés allotis : 

• Chaque ligne « lot » doit contenir :
  
  
  • Le champ « Objet du marché » => Identique pour tous les lots du même marché. 
    
    
  • Les lots, appartenant au même marché, doivent avoir exactement le même nom de marché (majuscules, accents, espace compris). 
    
    
  • Le champ « lot » = objet du lot. 
    
    

• Si plusieurs lignes ont le même objet de marché et se suivent dans le fichier .CSV : 
  
  
  • Elles seront automatiquement rassemblées dans un même marché. 

Champs géographiques :

• Si une colonne « lieu » (département et/ou ville) existe :
  
  • Une colonne « pays » doit exister (ou être créée) obligatoirement dans le fichier. 
  • Chaque ligne de cette colonne doit comporter un code pays (ex. « FR » pour la France). 

Lignes et cellules vides :

• Vérifier que les lignes vides soient réellement vides.
  
  
• Une cellule non vide sur une ligne mènera à une tentative de création de marché, souvent en erreur.  

Colonne type date :

• Format JJ/MM/AAAA accepté uniquement (pas d’heure).

Champs personnalisés :

• Il est possible de lier des colonnes du fichier à des champs personnalisés pouvant être :
  
  
  • Associées à un champ, déjà existant de l’organisation. 
    
    
  • Créées directement à l’étape de mapping de l’import. 
    
    

💡ASTUCE : Il est préférable de créer les champs personnalisés en amont de l’import, afin de vérifier, notamment pour les champs personnalisés à liste, que toutes les valeurs se trouvant dans le .csv, existent bien dans la configuration du champ perso de l’organisation.  

• Champs à réponses multiples : Les valeurs multiples doivent être séparées par une virgule (,) dans la cellule du fichier .CSV.
  
  
• Sensibilité des valeurs : Les valeurs doivent correspondre exactement à celles, configurées dans les champs personnalisés, sinon la valeur sera rejetée. 
  
  
  • Respect des majuscules/minuscules.
  • Respect des accents et de l’orthographe.  
    
    

⚠️ Attention : Il ne faut pas d’espace en plus dans les cellules (hors les espaces séparateurs de mots). 

Format du fichier d’import 

ÉTAPE 1 : Import du fichier CSV :

• L’utilisateur importe le fichier .csv, préparé, selon les règles ci-dessus. 
  
  

ÉTAPE 2 : Mapping des colonnes :

• Le système détecte automatiquement les titres des colonnes, à partir de la première ligne du .CSV.  
  
  
• L’utilisateur fait ensuite le mapping manuel des colonnes, avec les champs marchés internes.

• Mapping obligatoire :
  
  
  • Certaines données doivent obligatoirement être associées à une colonne du .csv.

• Il est possible de lier des colonnes du fichier à des champs personnalisés, pouvant être :  
  
  
  • Associées à un champ déjà existant de l’organisation. 
  • Créées directement à l’étape de mapping de l’import 

ÉTAPE 3 : Résultat de l’import 

💡ASTUCE : La fonctionnalité affiche un résumé de l’import : 

• Si erreurs détectées :
  
  
  • Le fichier .CSV doit être corrigé, avant de relancer l’import.
    
    • Pour cela, trouver l’information sur quelle ligne l’erreur est donnée (le numéro de ligne est actuellement fossé car ligne 0 = ligne 2 du fichier => en cours de résolution).
      
      

💡ASTUCE : En cas d’erreur faire une capture d’écran ou conserver le rapport. 

• Corriger et enregistrer le .CSV, puis revenir à l’étape 1 pour le réimporter.
• Si le mapping n’est pas conservé, il faudra le refaire.
• Corriger toutes les erreurs, avant de relancer pour une meilleure efficacité.

• Si aucune erreur détectée : 
  
  
  • Aperçu des lignes valides et estimation du nombre de lots/marchés crées.
    
    
  • L’utilisateur peut lancer l’import final à ce moment-là.
    
    
  • Il est possible d’attribuer un statut commun à tous les futurs marchés créés. Ce statut pourra être modifié ultérieurement dans « Marchés Suivis« . 

ÉTAPE 3 : Résultat de l’import 

• Si aucune erreur détectée :
  
  
  • L’utilisateur peut lancer l’import final à ce moment-là.
    
  • Les marchés confidentiels sont alors automatiquement créés pour l’utilisateur.  
    
    

✏️NB : Actuellement il n’est pas possible de supprimer un marché confidentiel, tous les marchés importés ne sont donc pas supprimables dans le menu « Marchés confidentiels ».