Optimisez vos échanges avec l'acheteur, grâce à la fonctionnalité Questions-Réponses !

Questions-Réponses : de quoi s’agit-il ?

Dans le cadre d’un marché public publié sur une plateforme, toutes les demandes de précisions ou de clarifications, formulées par les candidats, ainsi que les réponses apportées par l’acheteur, doivent être partagées de manière transparente.

🎯 L’objectif étant de garantir un accès équitable à l’information pour tous les soumissionnaires.

Ces différents échanges sont censés être intégrés au Dossier de Consultation des Entreprises (DCE).

• Modalités courantes pour consulter les questions-réponses :
  
  
  • Généralement, pour accéder aux échanges de type questions-réponses, vous devez être directement inscrit.e et connecté.e à la plateforme de publication du marché public qui vous intéresse.
    
    
  • Or, il existe une vingtaine de familles de plateformes dérivées, sur lesquelles il faut créer un compte pour accéder aux questions-réponses, ou pour pouvoir poser une simple question. Ces familles de plateformes étant par ailleurs souvent elles-mêmes dérivées en plusieurs URL…
    
    

• Modalités courantes pour poser une question :
  
  
  • Si vous souhaitez poser une question à l’acheteur, l’inscription et la connexion à la plateforme sont obligatoires dans tous les cas.
    

Poser des questions sur la plateforme Insight : un gain en autonomie et en fluidité pour toute l’équipe

Avec la fonctionnalité « Questions-Réponses » et le dépôt de questions, directement depuis Insight, chaque acteur d’un dossier gagne en autonomie, en clarté et en confort de travail :

• l’information circule plus facilement
• les échanges avec l’acheteur sont simplifiés pour tous.
  

☝️ Un gain en autonomie :

Les membres de votre équipe deviennent plus autonomes, quant au traitement de leurs dossiers :

• Plus besoin de forcément passer par le gestionnaire de dossier : que vous fassiez partie de l’équipe commerciale, du service chiffrage ou d’un autre service, vous pouvez poser vos questions directement depuis la plateforme, en toute autonomie.
  
  
• Si vous travaillez en horaires décalés : vous pouvez formuler vos questions à tout moment, sans attendre le lendemain matin.
  
  

👁️ Un gain en clarté :

Les réponses du donneur d’ordre sont immédiatement visibles sur la plateforme :

• Dès que l’acheteur répond, la réponse apparaît sur la plateforme.
  
  
• Plus de notifications perdues dans la boîte mail du gestionnaire de dossier : chaque utilisateur a directement accès aux réponses sur son propre compte.
  
  

🏃‍♂️‍➡️ Un gain en efficacité pour le gestionnaire de dossier :

Le gestionnaire de dossier est moins sollicité en continu pour transmettre les questions au reste de l’équipe :

• Il peut ainsi se concentrer sur ses propres dossiers, sans jouer le rôle d’intermédiaire.
  
  
• Pour ses propres demandes de clarifications administratives, la fonctionnalité Questions-Réponses lui permet de simplifier et centraliser ses démarches et de gagner du temps.
  
  
  

Conditions d’accès aux « Questions-Réponses » sur Insight

Quelle que soit votre licence Insight souscrite, la fonctionnalité « Questions-Réponses » est accessible à tous vos utilisateurs de la plateforme et vous permet de :

• Recevoir des alertes et consulter les questions-réponses, liées à un marché :
  
  
  • Vous êtes alerté.e, dès qu’une nouvelle question ou réponse est publiée, concernant le marché, auquel vous participez.
    
    
  • La consultation de ces échanges se faisant directement, depuis votre interface.
    
    

• Poser une question depuis Insight :
  
  
  • Vous pouvez formuler votre question, directement depuis votre plateforme.
    
    
  • Celle-ci est ensuite transmise et déposée sur la plateforme de l’acheteur, par l’équipe de production Insight.
    
    

⚠️Important :

• Le téléchargement du DCE, depuis la plateforme Insight Doubletrade (équivalent à 4 unités) vous donne automatiquement accès à la fonctionnalité « Questions-Réponses », avec tout le gain de temps et la praticité que cela procure.
  
  
• Il est impératif de télécharger le DCE du marché que vous suivez, avant de pouvoir déposer une question, depuis votre interface.
  
  

Comment accéder à la fonctionnalité « Questions-Réponses » ?

• Recherche de marchés :
  
  
  • Lors de votre recherche de marchés, vous disposez maintenant d’une colonne dédiée aux « Questions-Réponses » dans la liste des résultats, pour vous avertir de la disponibilité de questions-réponses sur la plateforme :
    

• Si le DCE du marché n’a pas encore été téléchargé au sein de votre organisation, un message d’avertissement s’affiche, pour vous demander de procéder au téléchargement du DCE :

• Si le DCE du marché a déjà été téléchargé, vous pourrez consulter les questions-réponses disponibles pour le marché :

• Si nos services de production suivaient déjà le DCE de ce marché, les questions-réponses s’afficheront directement sur la plateforme Insight Doubletrade.
  
  
• Dans le cas contraire, un temps de synchronisation d’environ 30 min est à prévoir.
  
  
• Par la suite, toute nouvelle question ou réponse publiée sur la plateforme acheteur apparaîtra dans l’application, sous un délai de 15 min.
  

Comment naviguer dans les « Questions-Réponses » ?

• En mode « Vue par Défaut » :
  

• Les questions-réponses sont affichées en plein écran dans la page/ fiche « Marché » :
  

• Une pagination (en haut à droite de l’écran) a été mise en place toutes les 10 questions :  
  

• Le nombre total de questions disponibles pour ce marché est disponible (en haut à gauche) sur la page :
  

• Dès lors qu’un document, lié à une question-réponse est disponible, vous avez la possibilité, au choix, de :
  • Visualiser le document, directement dans l’application. L’écran se sépare alors en deux parties.
  • Télécharger le document.
    

Inclusion des « Questions-Réponses » aux notifications de modification du DCE

Les questions-réponses, détectées sur la plateforme, sont annexées au DCE par nos équipes de production. 

Une alerte de modification du DCE sur le marché correspondant sera ainsi déclenchée.

Comment poser une question à l’acheteur ?

• Prérequis :
  

Lorsque vous êtes positionné.e sur un marché et que vous souhaitez poser une question à l’acheteur, quelques prérequis restent néanmoins à respecter :

• Vous, ou une personne de votre organisation, avez déjà téléchargé le DCE.
  
  
• L’annonce est bien disponible sur l’une des plateformes acheteur. Si tel n’est pas le cas, la mention : « Le marché n’a pas encore été rattaché à une plateforme et poser une question ne sera pas possible. » sera indiquée.
  
  
• La date de clôture du marché n’est pas dépassée.
  
  

• Posez votre question :
  

Veuillez ensuite cliquer sur le bouton « Poser une question », afin de poser vos questions à l’acheteur.

• Formulaire de dépôt de question :
  

Le formulaire s’ajustera, en fonction de la plateforme d’achat, sur laquelle la question doit être déposée.

Généralement, vous trouverez ainsi :

• Un objet de question
• Un champs texte
• La possibilité de joindre un ou plusieurs fichiers.  
  
  

🖋️NB : Les contraintes imposées par les plateformes seront répercutées dans le formulaire (nombre de caractères minimum, maximum etc…).

📢 Rappel : Les questions adressées à l’acheteur doivent impérativement rester anonymes.

Veillez à ne pas mentionner le nom de votre société, ni à inclure de signature, que ce soit dans le corps du message ou dans tout document joint.

• Une fois votre question rédigée et les documents nécessaires joints, cliquez sur « Valider ». 
  
  
  

Suivre le dépôt de ses questions 

• Statut du dépôt :
  
  
• Une fois votre question transmise à notre Service de Production, elle est rendue visible dans l’onglet « Mes questions » avec le statut « En cours de dépôt » :

• Comptez entre 15 à 30 minutes pour le dépôt automatisé d’une question.
  
  
• Il se peut néanmoins que votre question ne passe par le dépôt automatique, auquel cas, votre question sera traitée par un opérateur de production, qui se chargera d’en assurer le dépôt manuellement. 
  
  

• Question déposée :
  
  

Une fois votre question déposée sur la plateforme :

• Une notification vous parvient, afin de confirmer le bon dépôt.
  
• Dans l’onglet « Mes questions » du marché correspondant, le statut « Déposé » apparaît :
  
  

• Question avec le statut « Dépôt impossible » :
  

Si la soumission de votre question n’a pas abouti :

• Une notification vous parvient, pour vous informer que nous n’avons pas pu déposer votre question et pour quelle raison.
  
  
• Dans l’onglet « Mes questions » du marché correspondant, le statut « Dépôt impossible » apparaît :
  
  

Cas les plus courants :

• La date de dépôt de question est dépassée 
• La plateforme acheteur n’est pas disponible 
• La plateforme acheteur a changé et les nouvelles restrictions rendent impossible le dépôt de votre question.  
• …
  
  

Dans tous les cas, vous serez systématiquement informé.e du statut de dépôt de votre question.

Tableau de suivi du statut de dépôt des questions 

Pour suivre l’évolution de l’ensemble des questions posées par votre organisation :

• Accédez à l’onglet « Mes affaires » du menu général :
  

• Puis, cliquez sur l’onglet « Mes questions » :